Журнал входного контроля материалов: как вести и печатать по ГОСТ

Что это за журнал и зачем он нужен

Входной контроль это проверка материалов и изделий при поступлении на объект: то ли привезли, в том ли количестве, есть ли документы о качестве, нет ли повреждений. Журнал входного контроля фиксирует результат такой проверки по каждой поставке.

Порядок верификации закупленной продукции и рекомендуемая форма журнала описаны в ГОСТ 24297-2013 «Верификация закупленной продукции». Сам входной контроль поступающих материалов требуется правилами организации строительного производства, поэтому журнал спрашивают и заказчик, и строительный контроль.

Практических смыслов у журнала три:

• Сдача заказчику. Журнал входит в комплект исполнительной документации. Без него этап могут не закрыть.
• Защита от претензий по качеству. Если через год треснула стяжка, журнал показывает, какой цемент какой партии и от какого поставщика шёл на этот участок.
• Основание для возврата поставщику. Запись о несоответствии с датой и подписью работает как документ, в отличие от фразы «мы вам звонили».

Кто ведёт и кто подписывает

Обязанность входного контроля лежит на производителе работ: прорабе, мастере, начальнике участка. Приказом по организации назначается ответственный за входной контроль на объекте, и его подпись стоит в журнале.

На практике встречается разделение: прораб принимает поставку и передаёт документы, ПТО заполняет журнал, ответственный подписывает. Такая схема допустима, но обходится дорого. Если между приёмкой и заполнением проходит неделя, детали теряются: номер машины забыт, замечание по влажности песка нигде не записано, сопроводительный документ уехал в бухгалтерию. Поэтому запись лучше делать в день поставки, пока документы и детали под рукой.

Какие графы должны быть

Минимальный состав сведений, который ждут заказчик и технадзор:

Дополнительно на дорожных и линейных объектах в журнал часто добавляют номер автомашины: без него невозможно потом связать поставку с конкретным рейсом и тарифом перевозки. Ещё одна полезная графа это примечание, куда идут замечания: недовес, влажность, отсутствие паспорта на партию.

Оформление формы: шапка и нумерация колонок

Помимо состава графов у журнала есть требования к внешнему виду, на которых спотыкаются чаще всего.

• Шапка с данными объекта. Наименование объекта строительства как в договоре, наименование подрядчика, период, за который ведётся журнал, ФИО и должность ответственного.
• Нумерованная строка колонок под шапкой. Под шапкой таблицы ставится отдельная строка с номерами колонок: 1, 2, 3 и далее. Это не формальность: технадзор и заказчик привыкли к такому виду формы, и журнал без нумерации колонок возвращают с формулировкой «не по форме».
• Сквозная нумерация страниц и подпись ответственного на каждой странице или в конце журнала, если он сшивается.
• Исправления вносятся без затирок. Правку делают зачёркиванием с подписью, использование корректора недопустимо. В электронном журнале это означает, что правка должна оставлять след, а не тихо переписывать строку.

Порядок приёмки: что делать при поставке

1. Проверить документы. Есть ли ТТН, совпадает ли наименование и марка с заказанным, есть ли паспорт качества или сертификат на партию.
2. Проверить количество по факту приёмки. Взвешивание, обмер или пересчёт в зависимости от материала. Записывается фактическое количество, а не то, что в накладной.
3. Осмотреть сам материал на объекте. Целостность упаковки, влажность, засорённость, соответствие фракции.
4. Зафиксировать результат в журнале. Запись в журнал в день поставки: соответствует или нет, что именно проверялось.
5. При несоответствии оформить акт, вписать замечание в примечание и не допускать материал в работу до решения.
6. Сохранить документы о качестве. Копии сертификатов подшиваются, номер попадает в журнал.

Шесть ошибок, из-за которых журнал возвращают

• Журнал собран задним числом. Сорок поставок, внесённых в один день перед сдачей этапа, видны по датам и по одинаковому почерку, и заказчик такой журнал возвращает.
• Отсутствует нумерованная строка колонок под шапкой таблицы, из-за чего форму признают несоответствующей.
• Поставщики написаны по-разному. «Гром камень», «Громкамень» и «ГРОМ КАМЕНЬ» в трёх строках формально означают трёх разных контрагентов, поэтому сводка по поставщику не собирается.
• В журнал переписано количество из накладной вместо фактически принятого. Недовес всплывает на инвентаризации, и объяснить расхождение уже нечем.
• Не указан документ о качестве. Пустая графа сертификата попадает под проверку технадзора одной из первых.
• Журнал расходится с реестром для бухгалтерии. На объекте получаются две версии правды, одна в журнале, другая в 1С, и на сверке выясняется, что часть поставок существует только в одном из них.

Как не заполнять журнал вручную

Ручное ведение журнала оборачивается двойной работой: данные попадают в накладную, затем их переписывают в таблицу, затем сверяют с бухгалтерией. При семидесяти поставках в месяц на объект уходит несколько рабочих дней инженера ПТО.

Рабочая схема выглядит следующим образом. Прораб фотографирует ТТН при приёмке прямо на объекте. Сервис распознаёт документ, вытаскивает поставщика, материал, количество, номер машины и номер сопроводительного, показывает экран проверки. Прораб подтверждает или правит одну строку. Дальше запись автоматически попадает и в журнал верификации, и в реестр материалов, и в лимитно-заборную карту объекта, а журнал печатается в ГОСТ-форме по кнопке, вместе с нумерованной строкой колонок и шапкой объекта.

Выигрыш здесь даже не в скорости печати. Главное, что запись появляется в день поставки, чего и недостаёт журналам, собранным в конце стройки.